AZAV für Sprachschulen: So löst du Bildungsgutscheine korrekt ein

Der Bildungsgutschein (BGS) ist eines der wichtigsten Förderinstrumente für Berufssprachkurse in Deutschland. Wenn deine Sprachschule AZAV-zertifiziert ist, kannst du Teilnehmern ermöglichen ihre Sprachkurse über die Bundesagentur für Arbeit (BA) oder das Jobcenter zu finanzieren — ohne dass die Teilnehmer selbst zahlen müssen.

Die gute Nachricht: Die BA zahlt direkt an dich. Die schlechte Nachricht: Der Prozess ist bürokratisch und fehleranfällig. Wer ein Detail verpasst, riskiert Rückforderungen oder Zahlungsausfälle.

Was AZAV überhaupt ist

AZAV steht für Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung. Es ist das staatliche Zertifizierungssystem für Bildungsträger die Kurse über die Bundesagentur für Arbeit anbieten wollen.

Um Bildungsgutscheine einlösen zu können brauchst du zwei Zulassungen:

Trägerzulassung: Dein Betrieb (die Sprachschule) ist als Bildungsträger zugelassen. Die Zulassung wird von einer akkreditierten Fachkundigen Stelle (FKS) erteilt — DEKRA, CERTQUA oder TÜV.

Maßnahmenzulassung: Jeder einzelne Kurstyp muss separat zugelassen sein. Ein Fachsprachkurs Pflege B1–B2 braucht eine andere Zulassung als ein allgemeiner Sprachkurs A2–B1.

Beide Zulassungen haben eine Laufzeit (meistens 3 Jahre) und müssen rechtzeitig verlängert werden. Läuft eine Zulassung ab, darfst du für diesen Kurstyp keine neuen Bildungsgutscheine mehr einlösen.

Was auf einem Bildungsgutschein steht

Der BGS ist ein Dokument das die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter dem Teilnehmer ausstellt. Es enthält:

• BGS-Nummer: Das eindeutige Kennzeichen. Kommt auf alle Rechnungen.
• Gültigkeitsdatum: Maximal 3 Monate. Muss vor Kursbeginn eingelöst werden.
• Bewilligter Kostensatz: Euro pro Teilnehmer-Tag. Das ist das was du abrechnen kannst.
• Förderstelle: Agentur für Arbeit oder Jobcenter mit Kennnummer.

Wenn du den Gutschein bekommst, prüfe sofort: Ist er noch gültig? Stimmt der Kurstyp? Stimmt der Kostensatz?

Der entscheidende Punkt: BGS vor Kursbeginn einlösen

Das ist kein bürokratischer Formalismus sondern gesetzliche Pflicht nach § 81 SGB III. Der Bildungsgutschein muss vor dem ersten Kurstag eingelöst sein.

Wenn ein Teilnehmer am Montag anfängt und du den BGS am Dienstag einträgst, hast du keinen Anspruch auf die Förderung — auch wenn der Gutschein sonst in Ordnung ist.

In der Praxis bedeutet das: Wenn jemand mit einem BGS zu dir kommt, löst du ihn noch bevor er den ersten Schritt in den Unterrichtsraum setzt.

Anwesenheit täglich dokumentieren

Nach § 178 SGB III ist die Anwesenheitsdokumentation gesetzliche Pflicht. Der BA-Prüfdienst kann jederzeit Belege anfordern — manchmal Jahre nach dem Kursende.

Was du dokumentieren musst:

• Anwesend
• Entschuldigt (z.B. Krankheit mit Attest)
• Unentschuldigt
• Kursausfall durch den Träger

Bei mehr als 15 % unentschuldigten Fehlzeiten musst du die Situation prüfen und dokumentieren. Bei mehr als 20 % besteht Meldepflicht an die Förderstelle.

Wichtig: Pauschale Monatsunterschriften (alle Teilnehmer pauschal als anwesend eintragen) werden im BA-Prüfdienst-Audit beanstandet. Jede Anwesenheit muss einzeln erfasst sein.

Monatliche Abrechnung

Die Abrechnung gegenüber der BA oder dem Jobcenter erfolgt nachschüssig — du rechnest nach dem Monat ab, nicht im Voraus.

Jede Rechnung muss zwingend enthalten:

• Maßnahmenummer: Die bekommst du von der BA 7–10 Werktage nachdem du den BGS eingereicht hast. Ohne Maßnahmenummer keine Rechnung.
• BGS-Nummer des Teilnehmers
• Tatsächliche Anwesenheitstage (nicht gebuchte Tage)
• Kostensatz Euro/Tag

Bildungsleistungen sind nach § 4 Nr. 21 UStG in der Regel umsatzsteuerfrei — du stellst also ohne Mehrwertsteuer aus.

Am Ende: Die Abschlussbescheinigung

Nach dem Kursende bekommt jeder Teilnehmer eine Abschlussbescheinigung nach § 4 Abs. 3 AZAV. Das ist ein offizielles Dokument das:

• Trägerdaten mit AZAV-Zulassungsnummer enthält
• Maßnahmentitel und BA-Maßnahmenummer
• Absolvierte Unterrichtseinheiten und Fehlzeiten
• Lernziele und Kursinhalte

Dieses Dokument muss du 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO).

Was bei einem BA-Prüfdienst-Audit auf dich wartet

Prüfungen durch den BA-Prüfdienst sind unangekündigt oder auf Anfrage. Du solltest folgendes sofort vorlegen können:

1. Anwesenheitslisten (mit Originalunterschriften)
2. Kopien aller BGS-Dokumente
3. Abschlussbescheinigungen
4. Monatsrechnungen an AA/Jobcenter
5. Maßnahmenkonzept und AZAV-Zulassungsnachweise

Wer das in Ordnern suchen muss verliert Zeit. Wer es digital und sofort abrufbar hat, besteht Prüfungen deutlich entspannter.

Was kursflow hier abnimmt

kursflow hat ein spezialisiertes AZAV-Modul das genau für diese Anforderungen gebaut ist:

• Maßnahmen verwalten mit FKS-Zulassungsnummer und Ablaufdatum (Erinnerung 90 Tage vorher)
• Förderfälle anlegen mit BGS-Daten — System prüft automatisch ob der BGS vor Kursbeginn eingelöst wird
• Tägliche Anwesenheitserfassung mit Statuscodes (Anwesend/Entschuldigt/Unentschuldigt/Kursausfall)
• Monatliche Abrechnung mit automatischer Berechnung von Kurstagen und Fehlzeiten
• PDF-Export aller Pflichtdokumente: Abschlussbescheinigung nach § 4 Abs. 3 AZAV, Anwesenheitsliste nach § 178 SGB III

Für Sprachschulen die Bildungsgutscheine einlösen ist das kein Luxus, sondern Grundausstattung.