QR Check-in Scanner: Teilnehmer in Sekunden abhaken statt Listen durchsuchen

Stell dir vor: 15 Teilnehmer sind angekommen, einer fehlt noch. Du öffnest eine lange Liste, scrollst durch Namen, suchst per Strg+F — und irgendwann fragst du dich: Warum mache ich das nicht einfach beim Eintreffen?

Das ist genau das Problem, das der QR Check-in Scanner in kursflow löst. Du hältst dein Smartphone hin, scannst einen QR-Code, der Teilnehmer ist registriert. Drei Sekunden, fertig.

Wie der QR Scanner funktioniert

Der Scanner läuft direkt im Browser deines Smartphones oder Tablets — keine App-Installation, keine zusätzliche Hardware. Zwei Klicks und du bist drin:

• Über die Kursverwaltung: Kurse → Kurs auswählen → Teilnehmer → QR Scanner (oben rechts)
• Direkter Weg: Kurse & Buchungen → QR Check-in

Du wählst den Kurs aus, für den gerade Teilnehmer eintreffen, und los geht's. Der Scanner läuft kontinuierlich — nach jedem erfolgreichen Scan startet er direkt wieder, wartet auf den nächsten QR-Code. Keine Umschalterei, keine zusätzlichen Klicks pro Person.

Echtzeit-Feedback: Grün, Blau, Rot

Nach dem Scan siehst du sofort, was passiert ist:

• ✅ Grün: Teilnehmer erfolgreich eingecheckt
• ℹ️ Blau: War bereits eingecheckt (System erkennt Doppelung automatisch)
• ❌ Rot: Buchung nicht gefunden oder Fehler

Das Visual Feedback ist wichtig, wenn es stressig wird. Du siehst auf einen Blick: Dieser Check-in hat geklappt, beim nächsten Scan weitergehend.

Unterhalb des Scanners läuft gleichzeitig eine Live-Liste mit:

• Gesamt: Alle bestätigten Buchungen für diesen Kurs
• Eingecheckt: Bereits da (grün markiert)
• Ausstehend: Noch nicht eingecheckt

Mit Filter-Chips kannst du zwischen "Alle / Ausstehend / Eingecheckt" wechseln. Mit Aktualisieren holst du den neuesten Stand vom Server.

Teilnehmer bekommen ihre QR-Codes automatisch

Jeder Teilnehmer erhält nach der Buchung eine Bestätigungs-Mail mit seinem persönlichen QR-Code. Dieser Code ist einmalig und gilt nur für diese eine Buchung — Sicherheit ist eingebaut.

Teilnehmer können den Code auch im Kunden-Portal unter "Meine Buchungen" öffnen, falls die Mail verschollen sein sollte. So brauchst du am Kurstag nicht nach ausgedruckten Codes oder verrückten Workarounds zu suchen.

Plan B: Manuelle Eingabe für Notfälle

Manchmal hat jemand die Mail nicht dabei oder das Smartphone ist leer. Kein Problem — unten im Scanner-Bereich kannst du die Buchungsreferenz (z.B. KF-2024-001) oder die Buchungs-ID manuell eingeben und auf Check-in klicken.

Du kannst auch direkt in der Anwesenheitsliste auf den Check-in-Button neben dem Namen klicken. Das funktioniert genauso zuverlässig wie der QR-Scan.

Praktische Tipps für große Kurse

Bei 20+ Teilnehmern wird's eng:

• Smartphone oder Tablet nutzen — die Rückkamera liefert das beste Bild und die Bedienung ist intuitiver als am Desktop
• Schlechte Beleuchtung? Der Scanner funktioniert auch damit, wenn der Bildschirm des Teilnehmers hell genug ist
• Vibrations-Feedback (auf Mobilgeräten) zeigt dir sofort, ob der Scan erfolgreich war — ohne auf den Bildschirm zu gucken
• Mit Assistent arbeiten: Eine Person scannt QR-Codes, der Assistent checkt die aus, die keinen Code haben. Ihr spart damit gut 50 % Zeit

Was du über Browser-Kompatibilität wissen musst

Der Scanner nutzt die BarcodeDetector API und funktioniert in:

• ✅ Chrome
• ✅ Edge
• ✅ Safari (iOS 16+)
• ❌ Firefox (noch nicht unterstützt — dort nutzt du die manuelle Fallback-Option)

Das ist kein großes Problem, weil:

1. Die meisten Nutzer Chrome oder Safari verwenden
2. Falls du doch Firefox brauchst, funktioniert die manuelle Eingabe zuverlässig

Achtung: Internet ist Pflicht

Der Check-in wird in Echtzeit ins System übertragen. Du brauchst also eine stabile Mobilfunk- oder WLAN-Verbindung am Kurstag. Das ist bei den meisten Studios, Schulen und Coachings Standard.

Ein eingecheckter Teilnehmer ist sofort im System gespeichert — keine lokalen Offline-Zwischenspeicher, keine fehlerhaften Daten am nächsten Tag.

Check-ins korrigieren?

Das funktioniert derzeit nicht direkt im Scanner selbst. Falls jemand versehentlich zweimal eingecheckt wurde, erkennst das System das (zeigt blau an) und ändert nichts. Falls du einen Check-in rückgängig machen willst, nutzt du die manuelle Bearbeitung in der Buchungsdetail-Ansicht oder meldest dich beim Support.

Kosten & Voraussetzung

Das QR Check-in Add-on kostet 9 € pro Monat. Falls du den Scanner nicht siehst, ist das Add-on wahrscheinlich noch nicht aktiviert — frag unseren Support, das ist 5 Minuten.

Für wen lohnt sich das?

• Yoga-Studios, Schwimmschulen, Fahrschulen mit regelmäßigen Kursen (schnellere Anwesenheitserfassung, Statistiken am Ende des Kurses)
• Erste-Hilfe-Kurse (Zertifizierungen erfordern lückenlose Anwesenheitsdaten)
• Coaches mit festen Gruppen (wer regelmäßig die gleichen 8-12 Leute sieht, spart täglich Zeit)

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