E-Mails unter deiner Domain versenden: Custom SMTP in kursflow

Deine Kursteilnehmer:innen bekommen eine Buchungsbestätigung. Sie öffnen ihre Mail und sehen einen fremden Absender — eine generische Plattformaadresse. Erste Reaktion? "Spam." Zweite? Sie vertrauen dir weniger.

Mit dem Custom SMTP Add-on von kursflow läufst du diesen Versand über deine eigene Domain. Statt info@plattform.de sehen deine Kund:innen info@deine-schule.de. Das klingt wie eine Kleinigkeit, macht aber einen großen Unterschied — für Vertrauen, Sichtbarkeit und Zustellrate.

Wir zeigen dir, wie du das in 5 Minuten einrichtest.

Warum überhaupt ein eigener SMTP-Server?

Standardmäßig nutzt kursflow einen Plattform-Mailserver für alle transaktionalen E-Mails: Magic Links, Anmeldebestätigungen, Erinnerungen. Das funktioniert zuverlässig — aber unter einer Plattformaadresse.

Die Probleme im Detail:

• Vertrauensfrage: Kund:innen sehen deine Marke nicht von der ersten Mail an. Das wirkt unprofessionell.
• Spam-Filter: Gmail, Outlook und andere Filter priorisieren Mails von verifizierten Domains. Eine Plattformaadresse läuft schneller in den Spam-Ordner, auch wenn der Inhalt legitim ist.
• Branding: Jede Kommunikation ist eine Gelegenheit, deine Identität zu stärken. Das verschenkst du gerade.
• Reputation: Deine Domain aufzubauen bedeutet langfristig bessere Zustellraten — das zahlt sich aus.

Mit Custom SMTP löst du das: Der Mailversand läuft über deinen SMTP-Server (den du von deinem Hoster oder einem Mailservice wie Brevo, Postmark oder Mailgun bekommst). Die Absenderadresse ist deine.

Das Wichtigste: Das Add-on ist kostenlos. Aktivieren und fertig.

Schritt für Schritt: Custom SMTP einrichten

1. Add-on aktivieren

Gehe zu deinen Einstellungen → Billing oder Add-ons und aktiviere das Add-on custom_smtp. Es kostet 0 €/Monat, muss aber explizit angeschaltet werden.

2. SMTP-Daten von deinem Anbieter sammeln

Kontaktiere deinen Mail-/Hosting-Anbieter und fordere diese 4 Angaben an:

• Host: z. B. smtp.deine-domain.de oder smtp.brevo.com
• Port: meist 465 (mit Verschlüsslung) oder 587
• Benutzername: oft deine E-Mail-Adresse
• Passwort: ein dediziertes SMTP-Passwort (nicht zwingend dein Account-Passwort)

Manche Anbieter (z. B. dein Hoster) liefern das als übersichtliche Tabelle. Notiere alles.

3. In kursflow eintragen

• Öffne Einstellungen → E-Mail-/SMTP-Versand
• Fülle diese Felder aus:

| Feld | Wert | Pflicht? | |------|------|---------| | Host | smtp.deine-domain.de | Ja | | Port | 465 (Standard) oder 587 | Nein | | Verschlüsselt (secure) | An (Standard, TLS) | Nein | | Benutzername | Deine Mail oder SMTP-User | Ja | | Passwort | SMTP-Passwort | Ja | | Absender (from) | info@deine-schule.de | Optional |

Ohne explizite Angabe nimmt kursflow Port 465 mit TLS-Verschlüsslung an. Das passt zu den meisten modernen Mailservern.

4. Speichern

Klick auf Speichern. Der Versand schaltet um, sobald Host und Benutzername beide gefüllt sind.

Fertig. Ab sofort gehen deine Buchungsbestätigungen, Magic Links und Erinnerungen über deine Domain raus.

Häufige Knackpunkte und wie du sie vermeidest

"Ich habe alles eingegeben, aber E-Mails kommen nicht an"

Wahrscheinlichste Ursache: Port oder Verschlüsselung stimmt nicht. Viele Anbieter nutzen Port 587 statt 465. Frag deinen Support nach.

Kommende Lösung: Ein SMTP-Test-Button ist in Vorbereitung — damit lässt sich die Konfiguration direkt prüfen. Momentan musst du die Credentials vorab selbst bei deinem Mailanbieter verifizieren.

"Mails landen trotzdem im Spam"

Das liegt nicht an kursflow, sondern daran, dass deine Domain noch nicht authentifiziert ist. Hinterlege bei deinem Domain-Registrar (z. B. Ionos, All-Inkl, Strato) diese Records:

• SPF-Record: Sagt Mailservern: "Diese Domain darf über diesen SMTP versenden"
• DKIM-Record: Digitale Signatur für deine Mails
• DMARC-Policy: Optional, aber empfohlen

Dein SMTP-Anbieter stellt dir meist eine Anleitung dafür zur Verfügung. 20 Minuten Arbeit — danach springen deine Zustellraten massiv.

"Ich vergesse die SMTP-Daten später"

Das Passwort wird sicher in deiner Tenant-Konfiguration gespeichert. Behandel es wie ein Secret: Nicht an Trainer:innen weitergeben, nicht in Chats posten.

Nur Admins und Owners sehen diese Einstellungen. Andere Rollen haben keinen Zugriff.

"Keine Host oder kein Benutzername hinterlegt — was passiert?"

Dann läuft der Versand automatisch zurück auf den Plattform-Standard. Du bekommst keinen Fehler, deine Mails gehen raus — aber eben nicht von deiner Domain. Prüf also beide Felder regelmäßig.

Was passiert bei Zustellfehlern?

Wenn eine Mail über deinen SMTP nicht ankommt, erstellt kursflow automatisch einen Suppression-Eintrag. Das heißt: Diese Adresse wird nicht erneut angeschrieben, um deine Reputation zu schützen.

Das ist Vorsicht, nicht Fehler. So vermeidest du, dass Bounce-Raten deine Domain-Reputation senken.

Das Wichtigste in Kürze

✅ Kostet nichts — das Add-on ist gratis ✅ Verstärkt deine Marke — Mails von deiner Domain ✅ Bessere Zustellrate — mit SPF/DKIM noch besser ✅ Fällt weg, wenn nicht konfiguriert — sicherer Fallback auf Plattform-Standard ✅ Nur für Admins — Sicherheit vor Missbrauch

Custom SMTP einrichten dauert 5 Minuten. Die Zustellrate und das Vertrauen deiner Kund:innen profitieren davon langfristig.

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