DATEV-Export für Kursanbieter: So übergibst du deinem Steuerberater alles richtig

Einmal im Monat das gleiche Ritual: Belege zusammensuchen, Tabellen pflegen, dem Steuerberater erklären was welche Zahlung war. Kursanbieter sitzen dafür oft 3–4 Stunden am Monatsabschluss. Das muss nicht so sein.

DATEV ist der Standard der deutschen Buchhaltung. Fast jeder Steuerberater arbeitet damit. Wenn deine Buchungssoftware einen DATEV-konformen Export liefert, schrumpft der Aufwand auf 20–30 Minuten im Monat.

Was DATEV ist und warum es wichtig ist

DATEV ist kein Programm das du selbst nutzt — es ist das Programm deines Steuerberaters. Er importiert dort deine Buchungsstapel und macht daraus Jahresabschlüsse, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Bilanzen.

Je sauberer die Übergabe, desto weniger Zeit (= Kosten) entstehen beim Steuerberater, und desto seltener ruft er an und fragt nach Belegen.

Ein DATEV-Export enthält:

• Buchungsstapel im EXTF-Format (CSV mit spezifischer Struktur)
• Zugeordnete Konten (SKR03 oder SKR04)
• Belegverknüpfungen (die eigentlichen PDF-Dateien)
• Stammdaten (Kreditorennummern deiner Lieferanten)

Was du einmalig einrichten musst

Bevor du den ersten Export machst, brauchst du zwei Informationen von deinem Steuerberater:

Beraternummer (5-stellig): Identifiziert die Steuerkanzlei in DATEV. Mandantennummer (5-stellig): Identifiziert dich als Mandant.

Außerdem: Kontenrahmen wählen. SKR03 ist der Standard für Dienstleister, Handel und Fahrschulen. SKR04 ist für industrielle Unternehmen — das bist du in der Regel nicht. Im Zweifel fragt der Steuerberater nach und sagt dir was er braucht.

Diese Einstellungen gibst du einmal ein, dann vergisst du sie.

Wie Belege ins System kommen

Jede Eingangsrechnung (Miete, Reinigung, Software-Abo, Material) muss erfasst werden. Das macht die meisten Kursanbieter kirre, weil es kleinteilig ist.

Der effizienteste Weg: eine dedizierte E-Mail-Adresse für Belege. Jede Rechnung die per E-Mail reinkommt — PDF-Anhang von der Miete, Rechnung von deinem Software-Anbieter, Quittung aus dem Bürobedarf-Shop — leitest du dorthin weiter.

Die Software liest den Anhang automatisch aus, erkennt Betrag, Datum, Absender und schlägt das Sachkonto vor. Du bestätigst (oder korrigierst) mit einem Klick.

Für Papierbelege (gibt es noch!) gibt es zwei Optionen: einscannen und weiterleiten, oder als Foto per App. Beides funktioniert.

Der monatliche Ablauf

Schritt 1: Belege vollständig machen Checke ob alle Eingangsrechnungen des Monats erfasst sind. Fehlt was? Nachleiten.

Schritt 2: Buchungen prüfen Die KI-Kontierung schlägt für jeden Beleg ein Sachkonto vor. Das stimmt meistens. Korrigiere was nicht passt — es werden mit der Zeit immer weniger Korrekturen.

Schritt 3: Buchungsstapel erstellen Ein Klick erstellt den EXTF-Export für den Monat. Du wählst den Zeitraum (z.B. April 2026), das System bündelt alles.

Schritt 4: Übergabe Export herunterladen und an den Steuerberater schicken — per E-Mail, über sein DATEV-Upload-Portal, oder wenn eingerichtet direkt per System-Versand. Viele Steuerberater haben ein Upload-Portal das genau dafür da ist.

Fertig. Der Steuerberater importiert die Datei in DATEV und sieht alle deine Buchungen des Monats.

Sachkonten: Was du wissen musst

SKR03 hat hunderte von Konten. Die meisten davon brauchst du nie. Für einen typischen Kursanbieter sind es vielleicht 10–15 Konten die regelmäßig vorkommen:

• 4130 – Miete für Geschäftsräume
• 4210 – Werbekosten
• 4360 – Internetkosten (häufig: SaaS-Software)
• 4910 – Porto und Gebühren
• 6300 – Beratungskosten (Steuerberater)
• 6800 – Büromaterial

Du musst diese Nummern nicht auswendig kennen. Die Kontierung-KI lernt aus deinen Korrekturen und trifft beim nächsten gleichartigen Beleg direkt ins Schwarze.

Was mit Ausgangsrechnungen passiert

Ausgangsrechnungen (was du deinen Kunden stellst) werden in kursflow automatisch generiert — entweder als normale Rechnung oder als ZUGFeRD-konforme E-Rechnung. Diese Umsätze fließen automatisch in den Buchungsstapel mit ein.

Du musst sie nicht separat erfassen. Das System weiß wer wann wie viel bezahlt hat.

Häufige Fragen

Muss ich einen SKR-Kontenplan kennen? Nicht wirklich. Du brauchst ein grobes Verständnis, der Rest ist Steuerberater-Sache. Wenn er ein Konto ändert, sagt er dir's.

Kann ich den Export auch ohne Steuerberater nutzen? Ja — wenn du selbst mit DATEV arbeitest oder deine Buchhaltung selbst machst und die Daten in ein anderes System importieren willst.

Was ist mit der GoBD? GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) verlangt unter anderem unveränderliche Belege und Nachvollziehbarkeit. Das FIBU-Modul in kursflow ist GoBD-konform — Belege werden unveränderlich archiviert, jede Aktion ist protokolliert.

Weniger Aufwand für dich. Weniger Kosten beim Steuerberater. Und weniger Stress wenn das Finanzamt mal nachfragt.