Erste-Hilfe-Kurse verwalten: Zertifikate, Ablaufdaten und automatische Erinnerungen

Erste-Hilfe-Kurse verwalten: Zertifikate, Ablaufdaten und automatische Erinnerungen

Erste-Hilfe-Anbieter haben ein Problem, das andere Kursanbieter kaum kennen: Der Kurs ist längst vorbei — aber die Arbeit fängt danach erst richtig an.

Zertifikate laufen ab. Arbeitgeber vergessen die Erneuerung. Und weil BG-autorisierte Anbieter wie DRK, Malteser oder ASB oft 6–8 Wochen im Voraus ausgebucht sind, reicht eine Erinnerung drei Wochen vor Ablauf nicht mehr aus. Das Ergebnis: Betriebe mit rechtlich nicht mehr ausgebildeten Ersthelfern — und du als Anbieter mit leeren Kursplätzen, die eigentlich schon längst hätten gebucht sein sollen.

kursflow löst genau dieses Problem: automatisches Ablaufdaten-Tracking mit dreistufigen Erinnerungen, direkt aus dem Buchungssystem heraus.

Warum Ablaufdaten so wichtig sind

Die gesetzliche Pflicht liegt beim Arbeitgeber

Das Erste-Hilfe-Training für Ersthelfer gilt laut §26 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1 genau 24 Monate. Danach ist der Ersthelfer rechtlich nicht mehr als ausgebildet anerkannt — egal, wie gut er sich noch an die Inhalte erinnert.

Zuständig für die rechtzeitige Erneuerung ist der Arbeitgeber (§10 ArbSchG i.V.m. §26 DGUV Vorschrift 1). Verstöße können mit bis zu 10.000 € Bußgeld geahndet werden. Das ist für Unternehmen ein echtes Risiko — und für dich als Anbieter ein starkes Argument, warum du ihnen das Tracking abnehmen solltest.

Verschiedene Zertifikate, verschiedene Fristen

Je nach Zielgruppe arbeitest du mit unterschiedlichen Gültigkeitsdauern. kursflow kennt die rechtlichen Anforderungen und füllt die Gültigkeitsdauer automatisch vor:

| Zertifikat-Typ | Gültigkeit | Grundlage | |---|---|---| | Erste-Hilfe-Training (Ersthelfer) | 24 Monate | §26 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1 | | Fahrlehrererlaubnis Fortbildung | 48 Monate | §53 Abs. 1 FahrlG | | Seminarleiter ASF / FES / BF17 | 24 Monate | §53 Abs. 2 FahrlG | | DVR Trainer-Fortbildung | 12 Monate | DVR-Richtlinien 2024 | | Benutzerdefiniert | Frei wählbar | — |

Du gibst das Ausstelldatum ein — kursflow berechnet das Ablaufdatum automatisch.

So funktioniert das Ablaufdaten-Tracking in kursflow

Schritt 1: Ablaufdatum hinterlegen

Nach dem Kurs öffnest du die Buchungsdetailseite des Teilnehmers und klickst auf 📋 Ablaufdatum:

1. Zertifikat-Typ auswählen — die Gültigkeitsdauer wird automatisch eingetragen
2. Ausstelldatum eingeben (Standard: heute)
3. Ablaufdatum speichern klicken

Das dauert etwa 30 Sekunden pro Teilnehmer. Danach läuft alles automatisch.

Schritt 2: Erinnerungen laufen von selbst

Das System prüft täglich alle gespeicherten Ablaufdaten und verschickt E-Mails in drei Stufen:

• 90 Tage vor Ablauf — erste Erinnerung mit Buchungslink zum Auffrischungskurs
• 60 Tage vor Ablauf — zweite Erinnerung, direkter Hinweis auf freie Plätze
• 30 Tage vor Ablauf — letzte Warnung, klare Buchungsaufforderung

Die 90-Tage-Frist ist dabei nicht zufällig gewählt: Sie entspricht der Empfehlung aus DGUV Information 204-022 und gibt genug Puffer, damit Teilnehmer noch einen freien Platz bei ausgelasteten BG-autorisierten Anbietern finden.

Jede E-Mail enthält einen direkten Link zur Buchung des Auffrischungskurses — kein Suchen, kein Umweg über die Website.

Schritt 3: Status auf einen Blick

In der Buchungsübersicht siehst du für jeden Teilnehmer sofort, wo er steht:

• ✓ Ablauf ✓ — noch mehr als 60 Tage gültig, alles entspannt
• 📋 Ablauf — weniger als 60 Tage, zweite Erinnerung läuft
• ⚠ Ablauf — kritisch, weniger als 30 Tage bis Ablauf

Kein manuelles Nachverfolgen in Excel, kein Übersehen von abgelaufenen Zertifikaten.

Firmenkunden: Mehrere Mitarbeiter, eine Buchung

Viele deiner Kunden sind Unternehmen, die gleich mehrere Ersthelfer zertifizieren lassen. Heute bedeutet das oft: mehrere Einzelbuchungen, mehrere Rechnungen, mehrere Ansprechpartner im E-Mail-Verlauf.

Sammelbuchungen für Firmenkunden — ein Unternehmen bucht für mehrere Mitarbeiter in einer Transaktion, erhält eine Sammelrechnung und hat einen zentralen Ansprechpartner — sind bei kursflow in Vorbereitung. Sobald das Feature live ist, wird der Prozess in Zukunft noch schlanker.

Datenschutz: Was gespeichert wird und warum das legal ist

Die Speicherung von Zertifikat-Ablaufdaten ist datenschutzrechtlich abgesichert:

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht) i.V.m. §10 ArbSchG
• Aufbewahrungsdauer: Beschäftigungsdauer plus mindestens 2 Jahre
• Gespeicherte Daten: Name, E-Mail, Kursart, Datum — keine Gesundheitsdaten

Du kannst das deinen Firmenkunden gegenüber transparent kommunizieren: Die Speicherung ist nicht nur erlaubt, sie ist gesetzlich sogar geboten.

Was bereits verfügbar ist und was kostet es

Aktuell live

• Online-Buchung und Kursverwaltung
• Wartelisten mit automatischer Benachrichtigung bei freien Plätzen
• Automatische Bestätigungs-E-Mails
• Stripe-Zahlung inklusive SEPA-Lastschrift
• ZUGFeRD-E-Rechnung in allen Plänen
• Zertifikat-Ausstellung (Addon Certificates)
• Zertifikat-Ablaufdaten-Tracking + automatische 90/60/30-Tage-Erinnerungen

Preise

| Plan | Preis | Für wen | |---|---|---| | Solo | 29 €/Mo | Kleine Anbieter, wenige Kurstermine | | Growth | 79 €/Mo | Regelmäßige Kurse, SEPA-Lastschrift | | Scale | 199 €/Mo | Bildungsträger, Multi-Standort, DATEV |

Buchungsgebühren fallen bei keinem Plan an — 0 %.

ZUGFeRD-E-Rechnungen sind in allen Plänen dabei. Den DATEV-Export gibt es ab dem Scale-Plan.

Kurz zusammengefasst

Als Erste-Hilfe-Anbieter verkaufst du nicht nur einen Kurs — du bietest langfristige Rechtssicherheit für deine Firmenkunden. Das Ablaufdaten-Tracking in kursflow macht genau das sichtbar:

• Zertifikat-Typ auswählen, Ausstelldatum eingeben, fertig
• 90/60/30-Tage-Erinnerungen laufen automatisch mit direktem Buchungslink
• Kein manuelles Nachverfolgen, kein Vergessen
• Rechtlich abgesichert nach DSGVO und DGUV Vorschrift 1

Wenn du bisher mit Excel oder manuellen Erinnerungen arbeitest, ist das der Bereich, wo du am schnellsten Zeit sparst — und deinen Firmenkunden gleichzeitig einen echten Mehrwert bietest.

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