Gruppen-Umbuchung: So buchst du mehrere Teilnehmer in einem Schritt um

Es ist 9 Uhr morgens. Dein Yoga-Lehrer wird krank, die Fahrschule hat einen Ausfall — und du musst 12 Teilnehmer schnell auf einen neuen Termin verschieben. Einzeln E-Mails schreiben? Alle Buchungen manuell ändern? Das kostet dich eine Stunde Zeit, die du nicht hast.

Die Gruppen-Umbuchung in kursflow löst diesen Albtraum in drei Schritten: Du wählst den ausgefallenen Kurs, wählst den Ersatztermin, bestätigst — fertig. Alle Buchungen sind geändert, alle Teilnehmer (die es sollen) sind benachrichtigt.

Wann brauchst du die Gruppen-Umbuchung wirklich?

Du fragst dich vielleicht: Brauche ich das wirklich? Ja — besonders in diesen Situationen:

• Kurzfristige Absagen: Ein Trainer wird krank, ein Raum ist plötzlich nicht verfügbar. Du musst innerhalb von Stunden umbuchen.
• Terminverschiebungen: Ein Kurs wird um eine Woche vorverlegt oder um zwei Wochen verschoben. Du willst alle 15 Teilnehmer auf einmal informieren.
• Ausfallmanagement: Du hast einige Teilnehmer schon telefonisch angerufen, andere noch nicht. Du brauchst die Kontrolle, wer eine E-Mail erhält — und wer nicht.
• Compliance & Transparenz: Jede Umbuchung wird dokumentiert (Batch-ID, Zeitstempel, Grund). Das ist wichtig für Beschwerde-Management und Audits.

So funktioniert die Gruppen-Umbuchung Schritt für Schritt

Schritt 1: Quellkurs und Teilnehmer auswählen

Du gehst in Kurse & Buchungen → Gruppen-Umbuchung (in der Seitenleiste). Dort wählst du den Kurs aus, dessen Teilnehmer umgebucht werden sollen.

Das System zeigt dir eine Liste mit allen aktiven Buchungen:

• Name des Teilnehmers
• E-Mail-Adresse
• Anzahl gebuchter Plätze

Wichtig: Standardmäßig sind alle Teilnehmer ausgewählt. Du kannst Einzelne abwählen — z.B. wenn du einen Teilnehmer schon telefonisch informiert hast und keine automatische E-Mail brauchst. Die Umbuchung läuft für sie trotzdem durch, nur die Mail entfällt.

Das erspart dir manuelle Nachverfolgung.

Schritt 2: Zielkurs auswählen

Jetzt wählst du den Kurs aus, auf den umgebucht werden soll. Das kann ein Kurs am nächsten Tag sein oder drei Wochen später — ganz egal.

kursflow prüft automatisch, ob genug freie Plätze vorhanden sind. Wenn der Zielkurs nur 8 Plätze hat und du willst 12 Teilnehmer umbuchen: Das System zeigt dir sofort eine Fehlermeldung mit den genauen Zahlen (benötigte vs. verfügbare Plätze).

Du hast dann zwei Optionen:

• Kapazität des Zielkurses erhöhen
• Weniger Teilnehmer auswählen und manche manuell auf einen anderen Kurs verschieben

Schritt 3: Bestätigen und ausführen

Bevor es losgehen, siehst du eine Zusammenfassung:

• Wie viele Buchungen werden umgebucht? (z.B. 12)
• Wie viele E-Mails werden versendet? (z.B. 10 — wenn du 2 Teilnehmer ausgeschlossen hast)

Du kannst hier auch noch den E-Mail-Text anpassen: Betreff, Körper, optional eine Begründung einfügen ("Kurs fällt wegen Krankheit des Trainers aus"). Nach Bestätigung läuft die Umbuchung sofort durch. Alle Buchungen haben den neuen Kurs, alle Mails sind raus.

Keine Rückgängig-Option — deshalb: Check immer nochmal die Zahlen vor dem Klick.

Was die Teilnehmer erhalten

Deine umgebuchten Kunden bekommen eine automatische Benachrichtigung mit:

• Titel und Datum des alten Kurses
• Titel, Datum und Ort des neuen Kurses
• Deine optionale Begründung (warum der Kurs ausfällt)

Die E-Mail ist freundlich, klar strukturiert und signalisiert: Wir kümmern uns darum, du brauchst nichts zu tun.

Vollständige Dokumentation mit Audit-Trail

Jede Gruppen-Umbuchung wird in der Buchungshistorie protokolliert. Das heißt:

• Alle umgebuchten Buchungen erhalten eine Batch-ID — du kannst den gesamten Vorgang nachvollziehen
• Zeitstempel ist gespeichert — wann wurde umgebucht?
• Grund ist dokumentiert — warum wurde umgebucht?
• Status der alten Buchung: Sie wird auf "umgebucht" gesetzt (nicht gelöscht)

Das ist wichtig, wenn du Fragen beantworten musst ("Warum wurde ich umgebucht?") oder einen Fehler klären musst.

Häufige Fragen

Was passiert mit meiner ursprünglichen Buchung?

Die alte Buchung erhält den Status „umgebucht" und wird nicht gelöscht. Im Zielkurs wird eine neue Buchung mit denselben Daten angelegt (Kundennummer, Name, E-Mail). Falls du einen Fehler machen solltest, kannst du die alte Buchung noch sehen.

Der Zielkurs hat nicht genug Plätze — was nun?

Das System zeigt dir eine Fehlermeldung mit den genauen Zahlen. Du kannst:

• Die Kapazität des Zielkurses erhöhen (z.B. einen zweiten Trainer hinzufügen)
• Weniger Teilnehmer auswählen und die übrigen auf andere Kurse verteilen

Kann ich versehentlich denselben Teilnehmer doppelt umbuchen?

Nein — nicht durch die Gruppen-Umbuchung. Das System prüft die Kapazität des Zielkurses, sodass du nicht zu viele Leute reinbuchst. Aber: Das System prüft nicht, ob ein Teilnehmer schon im Zielkurs gebucht ist. Wenn Tim also schon für den neuen Kurs angemeldet ist und du buchst ihn (versehentlich) nochmal um — dann hat er zwei Buchungen. Deshalb: Kurz checken, wer schon im Zielkurs ist, bevor du bestätigst.

Kann ich einzelne Teilnehmer ausschließen?

Ja — in Schritt 1. Du siehst die Checkliste, kannst einzelne Namen abwählen. Die Umbuchung läuft für alle durch, aber nur die ausgewählten bekommen eine E-Mail. Praktisch, wenn du manche Teilnehmer schon informiert hast.

Das sparst du mit der Gruppen-Umbuchung

• 30–60 Minuten pro Ausfall (statt einzelne Buchungen umziehen + E-Mails schreiben)
• Null Fehlerquellen (alle Buchungen werden gleichzeitig geändert, nicht eine vergessen)
• Professionelles Krisenmanagement (Teilnehmer sehen: Es ist organisiert)
• Rechtssicherheit (alles dokumentiert, Audit-Trail ist da)

Besonders wichtig für größere Kurse (15+ Teilnehmer) und Studios, die regelmäßig Ausfälle managen müssen.

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