Daten importieren: So wechselst du problemlos zu kursflow

Du nutzt noch SimplyBook.me, Fitogram oder Yolawo und fragst dich, wie du deine ganzen Daten zu kursflow bekommst? Die gute Nachricht: Es ist deutlich einfacher als gedacht. Wir unterstützen den Import aus den gängigsten Kursplattformen — und wenn dein System nicht dabei ist, funktioniert's auch mit generischen CSV-Dateien.

Dieser Artikel zeigt dir, wie du deine Kundendaten, Kurse, Buchungen und Trainer-Informationen sicher und verlustfrei zu kursflow migrierst.

Welche Systeme unterstützen wir?

kursflow erkennt das Exportformat dieser Plattformen automatisch:

• SimplyBook.me: Kunden, Kurse, Buchungen, Trainer
• Fitogram: Kunden, Kurse, Buchungen, Trainer
• Eversports: Kunden, Kurse, Buchungen
• Yolawo: Kunden, Kurse, Buchungen
• Jedes andere System: Via generisches CSV mit Spalten-Zuordnung

Falls dein System nicht in der Liste steht, keine Sorge — du exportierst einfach eine Standard-CSV und kursflow erkennt die wichtigsten Spalten automatisch.

So funktioniert der Import in 3 Schritten

Schritt 1: CSV aus deinem alten System exportieren

Das ist der einfachste Teil. In den meisten Systemen findest du die Export-Funktion unter:

• „Einstellungen → Export" oder
• „Admin → Datensicherung" oder
• „Datenmanagement → Export"

Exportiere die Datei als CSV. Je nach System kannst du einzelne Datentypen (Kunden, Kurse, Buchungen) separat oder zusammen exportieren — das ist völlig egal.

Tipp: Du kannst die Datei gerne mit einem Spreadsheet-Programm öffnen und kurz prüfen, ob alle Spalten vorhanden sind. Das spart dir später Zeit.

Schritt 2: Import in kursflow starten

Gehe in kursflow zu Einstellungen → Datenmigration → Neuer Import:

1. Quelle auswählen – Wähle dein altes System (z.B. „Fitogram") oder „Anderes / Generisches CSV"
2. Datentyp festlegen – Willst du Kunden, Kurse, Buchungen oder Trainer importieren?
3. CSV hochladen – Datei auswählen und hochladen
4. Vorschau prüfen – kursflow zeigt dir die ersten 5 Zeilen. Hier kontrollierst du, ob die Spalten korrekt erkannt wurden
5. Import starten – Wenn alles passt, auf „Import durchführen" klicken

Die Vorschau ist dein bester Freund hier. Nutze sie, um zu sehen, was kursflow tatsächlich importiert — das spart dir Rückgängig-Machen.

Schritt 3: Ergebnis kontrollieren

Nach dem Import bekommst du sofort einen Bericht:

• Erfolgreiche Importe: Wie viele Datensätze sind angekommen?
• Übersprungene Duplikate: Kunden mit derselben E-Mail-Adresse werden nicht doppelt importiert
• Fehler: Zeilen, die nicht passen (z.B. ungültige E-Mail-Adressen) — mit konkretem Hinweis, was schief gelaufen ist

Gehe deine Kurse, Kunden und Buchungen schnell durch und prüfe, ob alles stimmt. In 99 % der Fälle läuft's reibungslos.

Die richtige Reihenfolge bei mehreren Importen

Wenn du mehrere Datentypen importierst, beachte diese Reihenfolge:

1. Trainer (werden von Kursen referenziert)
2. Kurse (werden von Buchungen referenziert)
3. Kunden (werden von Buchungen referenziert)
4. Buchungen (benötigen Kunden + Kurse)

Warum? Weil Buchungen auf Kurse und Kunden verweisen. Wenn du die Buchungen zuerst importierst und die zugehörigen Kurse noch nicht da sind, werden die Buchungen übersprungen.

Generisches CSV: Für jedes System

Du nutzt ein System, das nicht in unserer Liste steht? Kein Problem. Wähle beim Import einfach „Anderes / Generisches CSV" und kursflow verarbeitet deine Datei automatisch.

Wichtig: Deine CSV muss diese Pflichtfelder haben:

Für Kunden:

• email oder E-Mail (muss vorhanden sein)
• name oder (Vorname + Nachname)

Für Kurse:

• title oder Kursname
• start_at oder Datum

Für Buchungen:

• email
• event oder Kursname

Für Trainer:

• email
• name

Wenn deine Spalten anders heißen, zeigt dir die Vorschau-Funktion exakt, was erkannt wurde — und du kannst noch anpassen, bevor der echte Import läuft.

Häufige Fragen zum Import

Kann ich einen Import rückgängig machen?

Nein, das geht nicht automatisch. Deshalb: Erstelle vor dem Import einen Backup-Export deiner kursflow-Daten (Einstellungen → Export). Alternativ nutzt du zuerst die Vorschau-Funktion, um zu sehen, was passieren würde — ohne echte Änderungen.

Was passiert mit Buchungen, wenn der Kurs nicht existiert?

Sie werden übersprungen und bekommen einen Fehler-Hinweis. Darum: Immer Trainer → Kurse → Kunden → Buchungen in dieser Reihenfolge importieren.

Werden meine Passwörter übertragen?

Nein, und das ist gut so. Kunden erhalten beim ersten Login automatisch einen Magic Link per E-Mail — keine veralteten oder unsicheren Passwörter nötig.

Wie groß darf meine CSV-Datei sein?

Bis zu 10 MB pro Datei. Bei größeren Datenmengen teilst du die Datei in mehrere Batches auf und importierst sie einzeln — kursflow erkennt Duplikate und importiert die neuen Zeilen einfach zusätzlich.

Was ist mit Duplikaten?

kursflow erkennt Duplikate anhand der E-Mail-Adresse. Ist ein Kunde bereits vorhanden, wird er standardmäßig übersprungen — keine Daten werden überschrieben. Du kannst dieses Verhalten beim Import auch deaktivieren, wenn du Datensätze bewusst aktualisieren willst.

Pro-Tipp: API für Automatisierungen

Du willst regelmäßig Daten importieren oder Integration mit anderen Tools aufbauen? kursflow hat eine API. Mit den richtigen Berechtigungen kannst du:

• Verfügbare Quellen auflisten
• Einen Dryrun-Import testen (sieht alles an, importiert aber nichts)
• Den Import automatisiert durchführen

Das ist besonders praktisch, wenn du mehrere Standorte verwaltest oder regelmäßig Daten synchronisieren willst.

Der Umstieg ist einfacher als gedacht. Deine Daten sind sicher, Duplikate werden automatisch erkannt, und die Vorschau-Funktion zeigt dir vorher, was passiert.

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