Mehrere Studios, ein System: So verwaltest du deine Standorte in kursflow

Du betreibst zwei Fahrschulen, drei Yogastudios oder dein Coachingzentrum hat mehrere Räume? Das ist cool. Das ist auch anstrengend, wenn jeder Ort extra in deinen Systemen verwaltet werden muss. kursflow löst das elegant: Mit Standorten bleiben deine Trainer, Kurse und dein Team-Kalender übersichtlich – ohne Umschweife.

Warum Standorte überhaupt?

Stell dir vor, dein Trainer Alex unterrichtet montags in deinem Studio Mitte und mittwochs in deinem Studio Prenzlauer Berg. Ohne Standorte siehst du im Kalender nur „Alex unterrichtet" – wo, bleibt unklar. Mit Standorten siehst du auf einen Blick: Alex (lila Punkt) = Studio Mitte, Alex (blau Punkt) = Studio Prenzlauer Berg. Klar. Schnell. Richtig.

Ein Standort ist schlicht die Betriebsadresse, an der dein Kurs stattfindet: der Name (Pflicht), die Adresse (optional), eine Farbe zur visuellen Unterscheidung und optional GPS-Koordinaten. Das ist alles. Keine unnötigen Daten, keine Kontaktformulare pro Standort – nur das, was du brauchst.

Das bekommst du konkret:

• Schneller Überblick im Team-Kalender durch farbliche Markierungen pro Standort
• Trainer-Profile mit Hauptstandort – jeder weiß, wo sein Schwerpunkt ist
• Klare Struktur für dein Team, deine Kunden und deine Planung
• Verfügbar in allen Plänen – Solo, Growth, Scale – ohne Aufpreis

Standorte in 5 Minuten anlegen

Du brauchst dafür Admin- oder Owner-Rechte. Trainer ohne Admin-Rolle können Standorte nicht bearbeiten – das ist Sicherheit beim Thema Betriebsadressen.

So geht's:

1. Admin-Bereich öffnen → Menü Trainer
2. Tab Standorte anklicken
3. + Standort anlegen drücken
4. Formular ausfüllen:

- Name (Pflicht): z. B. „Hamburg-Altona" oder „Yoga Studio Nord" - Farbe: Hex-Code oder Farbwähler (Vorschlag: #4C1D5C Lila, #0369A1 Blau, #065F46 Dunkelgrün) - Adresse, PLZ, Stadt (optional, aber gut für deine Übersicht) - Breite/Länge (optional, für Kartenansichten später)

1. Standort anlegen – fertig. Der Standort ist sofort in deiner Liste aktiv.

Tipp: Wähle klar unterscheidbare Farben. Der Kalender wird sonst schnell unlesbar. Orange neben Rot ist Wahnsinn – Lila neben Blau funktioniert.

Standorte bearbeiten oder ausmustern

Adresse korrigieren oder Namen ändern?

Standort öffnen → Bearbeiten → nur die Felder anpassen, die du ändern willst. Du musst nicht alles neu ausfüllen – kursflow speichert nur, was du tatsächlich änderst.

Einen Standort nicht mehr nutzen?

Klick auf Deaktiv. neben dem Standort. Er wird sofort ausgeblendet. Das ist kein hartes Löschen – intern bleiben alle alten Zuordnungen erhalten, falls du die Daten später brauchst. Das ist wichtig: Wenn dieser Standort noch in 50 alten Kursen eingetragen ist, verschwindet es nicht einfach.

Trainer einem Standort zuordnen

Dein Trainer soll „Hauptstandort Stuttgart" haben?

1. Trainer-Liste öffnen, Trainer anklicken
2. Tab Profil → Dropdown Hauptstandort
3. Standort auswählen
4. Profil speichern

Der Trainer hat jetzt einen „Heimatstandort". Das hilft beim Schichtenplanen und macht dein Team-Kalender aussagekräftig.

Was ist noch in Entwicklung?

Aktuell verbindest du Kurse mit Standorten über das Kurs-Freitextfeld „Ort" – du tippst also manuell ein, wo der Kurs stattfindet. Das funktioniert, ist aber nicht so elegant wie eine Dropdown-Auswahl.

In Vorbereitung: Direkte Standort-Dropdown beim Kurs – dann kannst du aus einer Liste auswählen statt zu tippen. Das kommt mit der Multi-Studio-Erweiterung.

Die wichtigsten Facts

| Was? | Antwort | |------|--------| | Kostet Standortverwaltung extra? | Nein, Basisfunktion in jedem Plan. | | Wer darf Standorte ändern? | Nur Admin und Owner. | | Was passiert beim Deaktivieren? | Soft-Delete: ausgeblendet, aber nicht gelöscht. Zuordnungen bleiben. | | Kann ich einen deaktivierten Standort reaktivieren? | Derzeit nicht – lege ihn im Notfall neu an. | | Werden Standorte beim Account-Löschen entfernt? | Ja, im Cleanup-Prozess vollständig. | | Brauche ich GPS-Koordinaten? | Nein, optional. Sinnvoll nur, wenn du später Kartenansichten nutzen willst. |

Häufige Anfängerfehler

„Ich habe keinen Namen eingetragen – jetzt geht nix" Der Name ist Pflicht. Das System blockiert dich mit VALIDATION_ERROR. Einfach einen Namen eingeben (z. B. „Raum 3" oder „Filiale B"), dann klappt's.

„Ich habe einen Standort deaktiviert, jetzt brauche ich ihn wieder" Momentan: Neu anlegen. Ein deaktivierter Standort taucht nicht in der Liste auf. Das ist absichtlich – damit deine aktive Liste nicht verstopft. Wir überlegen, das zu ändern.

„Warum sehe ich meine Farbe im Kalender nicht?" Die Farbe erscheint als kleine Markierung neben dem Trainer-Namen im Team-Kalender – nicht als großer Block. Das ist gewollt, sonst wird der Kalender farbig chaotisch.

„Kann ich Standorte löschen?" Nein, nur deaktivieren. Das schützt deine historischen Daten. Alte Kurse, Rechnungen oder Reports funktionieren weiter, auch wenn der Standort inaktiv ist.

Für wen ist das sinnvoll?

• Yogastudios mit Räumen oder Filialen: Studio Osten, Studio Mitte, Studio Wedding
• Fahrschulen mit Zweigstellen: Haupt-Filiale, Außenstelle, Prüfungsort
• Coachingzentren: Raum 1, Raum 2, Online
• Sprachschulen: Standort A und Standort B
• Schwimmschulen: Hallenbad, Freibad
• Erste-Hilfe-Kurse: mehrere Unterrichtsorte

Kurz: Jeder, der an mehr als einem Ort unterrichtet.

Nächste Schritte

Du betreibst mehrere Standorte und willst von Anfang an Klarheit? Ideal. Die Standortverwaltung gibt dir das Fundament.

Was kommt danach?

• Trainer mit Hauptstandort zuordnen (macht deine Planung leichter)
• Kurse mit dem Ort-Feld labeln (später kommt die Dropdown)
• Im Team-Kalender die Farben nutzen – Überblick in Sekunden

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