Dein kursflow-Profil & Einstellungen: So konfigurierst du dein Studio richtig

Dein kursflow-Konto ist mehr als nur eine Buchungsmaschine. Es ist deine Visitenkarte — für Kunden, E-Mails, Rechnungen und dein Buchungswidget. Wie du sie richtig aufräumst und konfigurierst, zeigen wir dir hier.

Schritt 1: Dein Tenant-Profil – Die Grundlagen

Unter Einstellungen → Profil gibst du dein Studio Gesicht. Hier sind 8 Felder, die direkt beeinflussen, wie deine Kunden dich wahrnehmen:

• Studio-Name: Der öffentliche Name (erscheint in E-Mails, Rechnungen, Widget)
• Untertitel/Beschreibung: Kurzer Satz für das Buchungswidget — z. B. "Yoga für Anfänger bis Fortgeschrittene"
• Logo: PNG/SVG max. 1 MB — Tipp: Nach dem Upload bis zu 60 Sekunden warten, bis das Widget aktualisiert ist
• Kontakt-E-Mail: Diese E-Mail wird als Reply-To in Bestätigungsmails genutzt und taucht in Rechnungen auf
• Telefon (optional): Erscheint im Widget-Footer — sinnvoll, wenn Kunden sofort anrufen können sollen
• Webseite (optional): Wird für Impressum-Links genutzt
• Steuer-ID/USt-IdNr.: Pflichtfeld für Rechnungslegung (§ 14 UStG) — notwendig für B2B-Kurse
• Adresse: Komplette Postadresse — wichtig für Impressum und Rechnungen

Praktischer Tipp: Nutze hier den Namen, den deine Kunden auch kennen. Wenn dein Studio "Yoga & Balance München" heißt, schreib das hier rein — nicht "Yoga GmbH".

Schritt 2: Branding – So sieht dein Widget aus

Das Buchungswidget soll nach deinem Studio aussehen, nicht nach kursflow. Unter Einstellungen → Branding passt du das Design an:

• Primärfarbe (Hex-Code): Diese Farbe taucht in Buttons und Hervorhebungen auf. Wähle eine Farbe, die zu deinem Erscheinungsbild passt
• Hintergrundfarbe: Der Hintergrund des Widgets
• Schriftart: Auswahl aus 8 Google Fonts (von klassisch bis modern)
• Button-Stil: Rund, eckig oder mit Rahmen — wähle das, was sich richtig anfühlt
• Logo-Position: Oben links, zentriert oder gar nicht anzeigen

Wichtig: Diese Branding-Optionen sind auf allen Plänen (Solo 29€, Growth 79€, Scale 199€) verfügbar — also kein Feature, das du freischalten musst.

Cache-Trick: Wenn deine alte Farbe noch immer im Widget auftaucht, browser-cache leeren oder im Inkognito-Tab testen.

Schritt 3: E-Mail-Einstellungen – Der erste Eindruck

Wenn ein Kunde einen Kurs bucht, bekommt er deine Buchungsbestätigung. Die soll von dir kommen, nicht von einer anonymen Plattform. Unter Einstellungen → E-Mail richtest du das ein:

• Eigener SMTP-Server: Nutze deine eigene E-Mail-Domain (z. B. info@meinestudio.de) statt noreply@kursflow.de
• E-Mail-Vorlagen: Passe die Texte für Buchungsbestätigung, Erinnerungen und Storno an — nutze Platzhalter wie {kundenname} oder {kursname}
• Erinnerungs-Timing: Standardmäßig 24 Stunden vor dem Kurs — aber du kannst das ändern (z. B. 48h für Offline-Kurse)
• Storno-Frist für E-Mail-Benachrichtigung: Ab wann keine Storno-Mails mehr versendet werden

Realistische Zahlen: Mit gut geschriebenen Erinnerungs-Mails sinkt deine No-Show-Quote um 15–25 %.

Schritt 4: Buchungsregeln – Deine Spielregeln

Jedes Studio hat andere Regeln. Unter Einstellungen → Buchungsregeln legst du fest:

• Storno-Frist: Wie viele Stunden vor dem Kurs können Kunden stornieren? (z. B. 48 Stunden)
• Umbuchung erlaubt: Dürfen Kunden selbst in einen anderen Kurs wechseln? (Ja/Nein)
• Umbuchungs-Frist: Wie viele Stunden vor dem Kurs? (z. B. 72 Stunden)
• Storno-Gebühr: Fixer Betrag (z. B. 5€) oder Prozentsatz (z. B. 20%) — oder kostenlos
• Automatische Bestätigung: Buchungen sofort aktiv oder erst nach deiner manuellen Freigabe?

Beispiel einer Fahrschule: Storno 72h vorher kostenlos, danach 15€. Umbuchung bis 48h vorher. Automatische Bestätigung, weil die Kunden schnell einen Termin brauchen.

Beispiel eines Yoga-Studios: Storno 48h vorher kostenlos, danach 10€. Umbuchung bis 72h vorher. Manuelle Bestätigung, um Plätze kontrolliert freizugeben.

Schritt 5: DSGVO & Datenschutz – Rechtlich sauber

Unter Einstellungen → Datenschutz stellst du sicher, dass alles rechtens läuft:

• Datenschutzerklärung-URL: Muss hinterlegt sein — wird im Widget angezeigt
• Impressum-URL: Auch das sollte verlinkt sein
• Cookie-Consent: kursflow zeigt automatisch einen DSGVO-konformen Cookie-Hinweis
• Recht auf Vergessenwerden: Du kannst Kundendaten auf Anfrage vollständig löschen (DSGVO Art. 17)

Pflichtfeld: Ohne gültige Datenschutzerklärung-URL können deine Kunden nicht buchen — kursflow zeigt ein rotes Hinweisbanner.

Schritt 6: Team & Trainer einladen

Arbeitest du mit mehreren Trainern? Unter Einstellungen → Team lädst du sie ein. Sie bekommen Zugriff auf ihren persönlichen Kalender und können ihre Kurse einsehen (aber nicht alle anderen Einstellungen ändern).

Trainer sehen nur:

• Ihre eigenen Kurse
• Die Namen der angemeldeten Kunden
• Erinnerungen und Storno-Meldungen

Sie haben keinen Zugriff auf Rechnungen, Finanzberichte oder andere Studio-Einstellungen.

Schritt 7: Sicherheit – 2FA einrichten

Dein kursflow-Konto ist deine Kommandozentrale. Unter Einstellungen → Sicherheit aktivierst du die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA):

• 2FA einrichten: Mit Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder ähnlichen Apps
• Recovery-Codes: 8 Backup-Codes für den Fall, dass du dein 2FA-Gerät verlierst
• Session-Verwaltung: Aktive Sessions anzeigen und beenden (nützlich, wenn du dich auf einem öffentlichen PC anmeldest)

Sicherheits-Tipp: Speichere die Recovery-Codes an einem sicheren Ort (Passwort-Manager, verschlüsselte Notiz) — nicht auf Post-its neben deinem Computer.

Bonus: Add-ons & Integrationen

Je nach deinem Plan hast du Zugriff auf verschiedene Add-ons:

| Feature | Solo | Growth | Scale | |---------|------|--------|-------| | QR Check-in | Add-on | Enthalten | Enthalten | | WhatsApp-Bestätigung | — | Enthalten | Enthalten | | API-Zugang | — | Enthalten | Enthalten | | Google Kalender Sync | — | Enthalten | Enthalten | | DATEV-Export | — | — | Enthalten |

Google Kalender Sync (Growth/Scale): Alle deine Kurse werden automatisch in deinen privaten Google-Kalender übertragen — praktisch für die Planung.

DATEV-Export (Scale): Für Steuerberater und Buchhalter — ein automatisierter Export deiner Buchungsdaten.

Die Checkliste zum Abhaken

• [ ] Profilangaben komplett: Name, Logo, Adresse, Steuer-ID
• [ ] Branding angepasst: Farbe, Schriftart, Button-Stil
• [ ] E-Mail-Vorlagen customized: Texte passen zu deinem Ton
• [ ] Buchungsregeln gesetzt: Storno-Frist, Storno-Gebühr, Umbuchung
• [ ] Datenschutz-URL und Impressum hinterlegt
• [ ] Team eingeladen (falls nötig)
• [ ] 2FA aktiviert
• [ ] Add-ons geprüft (Google Kalender, WhatsApp, QR Check-in?)

Das ist die Basis für ein professionelles Studio-Setup. Alles andere läuft dann von selbst.

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