Trainer einladen und verwalten — so funktioniert's auf kursflow

Du führst mehrere Kurse und brauchst Unterstützung von Trainern vor Ort? Auf kursflow lädst du sie ein, verwaltest ihre Zugriffsrechte und rechnest Honorare ab — alles an einem Ort, ohne dass deine Trainer die Admin-Oberfläche zu Gesicht bekommen.

Warum das wichtig ist: Viele Trainer mögen es nicht, wenn sie Einblick in sensible Daten wie Zahlungsinformationen oder Buchungsdetails anderer Kurse haben. Gleichzeitig brauchst du Kontrolle, ohne dich ständig um Passwort-Resets kümmern zu müssen. kursflow löst beides mit einem durchdachten Rollenkonzept.

Trainer in 4 Schritten einladen

Das Einladen eines Trainers dauert keine 2 Minuten:

1. Navigiere zur Trainer-Verwaltung
2. Klick auf Trainer einladen
3. Trag Name und E-Mail-Adresse ein
4. Optional: Honorar-Einstellungen gleich speichern
5. Klick Einladung senden

Dein Trainer erhält eine E-Mail mit einem Magic Link. Kein Passwort, keine Registrierungsformulare — ein Klick, und der Account ist aktiviert.

Was passiert, wenn der Link nicht ankommt? Schau erst in den Spam-Ordner. Wenn der Trainer den Link immer noch nicht sieht, kannst du als Admin einen neuen generieren: Trainer öffnen → Neuen Login-Link senden. Das erspart dir Ticket-Support für Passwort-Resets.

Magic-Link-Anmeldung statt Passwort-Chaos

Statt sich mit Passwort anzumelden, bekommen deine Trainer bei jedem Login einen neuen Link per E-Mail. Das hat zwei Vorteile:

• Sicherer: Keine Passwörter bedeutet keine gestohlenen Credentials.
• Weniger Support: Du musst nicht 10x pro Monat "Passwort zurücksetzen" beantworten.

Der Trainer öffnet seine E-Mail, klickt den Link → fertig. Im nächsten Monat kommt ein neuer Link.

Zugriffsrechte: Was Trainer sehen, was nicht

Hier die wichtigste Regel: Trainer sehen nur ihre eigenen Kurse.

Trainer KÖNNEN sehen:

• Die Kurse, die dir als Trainer zugewiesen hast
• Die Teilnehmerliste (Name, Check-in-Status)
• Ihre eigenen Honorar-Abrechnungen

Trainer KÖNNEN NICHT sehen:

• Zahlungsinformationen oder Buchungsdetails
• Kurse anderer Trainer
• Admin-Einstellungen oder Kontodaten

Das ist wichtig, wenn du mehrere Trainer hast: Jeder arbeitet in seiner eigenen Bubble. Keine internen Gehälter, keine Konkurrenz-Daten, keine Versuchung, Zuschläge zu mogeln.

Trainer zu Kursen zuweisen

Du kannst einen Trainer zu einem Kurs auf zwei Wegen zuweisen:

Option 1: Beim Erstellen eines neuen Kurses Füll das Formular aus, und bei „Zugewiesene Trainer" wählst du einen oder mehrere Namen.

Option 2: Bestehenden Kurs bearbeiten Öffne den Kurs → Bearbeite den Trainer-Bereich → Speichern.

Sobald ein Trainer zugewiesen ist, sieht er diesen Kurs in seinem Portal. Er kann Teilnehmer einchecken und die Teilnehmerliste abrufen — sonst nichts.

Mehrere Trainer für einen Kurs? Ja, funktioniert. Beide sehen den Kurs und können Check-ins machen. Praktisch für Teams oder Tandem-Kurse.

Honorare konfigurieren — transparent ohne Einsicht

Du hast 3 Optionen, wie du Trainer bezahlst:

Pauschale pro Kurs Ein fester Betrag pro Durchführung — egal ob 5 oder 15 Teilnehmer dabei sind. Ideal für feste Stundensätze.

Pro Teilnehmer Der Trainer verdient abhängig von der tatsächlichen Auslastung. Kurs läuft mit 8 Teilnehmern? 8 × 25€ Satz = 200€. Das incentiviert Full-Bookings.

Stundensatz Vergütung basierend auf der Kursdauer. 90-Minuten-Kurs × 30€/Stunde = automatisch berechnet.

Diese Einstellungen konfigurierst du unter Trainer → Honorare. Die Trainer sehen diese Zahlen nicht — nur du. Das verhindert Missverständnisse und interne Diskussionen über Gerechtigkeit.

Honorare abrechnen in 3 Klicks

Am Ende des Monats (oder eines vereinbarten Zeitraums) rechnest du ab:

1. Geh zu Trainer-Verwaltung → wähle den Trainer
2. Klick Abrechnung
3. Wähle den Zeitraum (z.B. „Juni 2026")
4. Markiere die Kurse, die abgerechnet werden sollen
5. Klick Sammelrechnung erstellen

kursflow zieht eine PDF mit allen Details: Kurse, Teilnehmerzahl, berechneter Honorarbetrag. Du kannst die Rechnung herunterladen oder direkt per E-Mail an den Trainer versenden.

Kontrolle vor Versand: Bevor du die Rechnung sendest, überprüfst du sie selbst. Stimmen die Kurse? Die Daten? Dann versenden.

Das spart dir Tabellenkalkulation und du hast ein Audit-Trail für Steuerzwecke.

Trainer deaktivieren — ohne Daten zu löschen

Wenn ein Trainer nicht mehr arbeitet, deaktivierst du ihn unter Trainer → Deaktivieren.

Was passiert:

• Der Login ist sofort gesperrt
• Der Account bleibt mit allen historischen Daten erhalten
• Kurse bleiben sichtbar (für Archivzwecke)
• Du solltest die Trainer-Zuweisung manuell entfernen, damit er nicht in Zukunftskursen auftaucht

Das ist wichtig für die Buchhaltung: Du brauchst die Abrechnungshistorie, aber der Zugriff muss weg.

Echtes Szenario: Yoga-Studio mit 3 Trainern

Stella betreibt ein Yoga-Studio mit 3 Trainern, die jeweils 2–3 Kurse pro Woche unterrichten.

• Sie lädt alle drei als Trainer ein (3 E-Mails, 3 Magic Links).
• Trainer A sieht nur seine 2 Kurse (Morgen- und Abendflow).
• Trainer B und C sehen ihre jeweiligen Kurse, nicht die von A.
• Stella konfiguriert für alle einen Satz von 40€ pro Kurs.
• Am 30. Juni markiert sie alle 24 Kurse des Monats → Sammelrechnung.
• Sie kontrolliert, dass 3 Trainer × 8 Kurse = 960€ stimmt → Versendet die PDF.
• Trainer A weiß nicht, wie viel B und C verdienen. Stella zahlt alle pünktlich, ohne Stress.

Das ist kursflow für mehrspännige Teams.

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