Trainer-Verwaltung in kursflow: Einladung, Planung, Abrechnung

Du führst ein Yoga-Studio, eine Fahrschule oder einen Sprachkurs mit mehreren Trainer:innen? Dann kennst du das Problem: Wer unterrichtet wann, welche Honorare fallen an, und wie rechnest du am Ende des Monats fair ab?

Das Trainer-Add-on in kursflow löst genau das – und erspart dir die E-Mail-Pingpong-Orgien mit Stundenzettel und Rechnungen.

Wer braucht die Trainer-Verwaltung?

Das Add-on ist für dich sinnvoll, wenn du:

• Mehrere Trainer:innen beschäftigst (egal ob angestellt, auf 450-Euro-Basis oder freiberuflich)
• Unterschiedliche Honorarsätze pro Trainer:in und Kurstyp hast
• Monatliche Abrechnungen selbst verwaltest oder an deine Buchhaltung weitergibst
• Kalenderübersicht brauchst, wer wann unterrichtet
• Trainer:innen eigenverantwortlich arbeiten lassen möchtest (ihr Profil, ihre Kurse sehen)

Falls du nur einen selbst unterrichtenden Einzelanbieter bist, brauchst du dieses Add-on nicht. Die Basisfunktionen von kursflow reichen dir dann aus.

Kosten: 19 € / Monat zusätzlich zu deinem regulären Plan.

So funktioniert's: Von der Einladung bis zur Abrechnung

Schritt 1: Trainer:innen einladen

Du gehst in deinem kursflow-Admin zu Trainer und klickst Trainer einladen. Dann trägst du mindestens Name und E-Mail ein – fertig.

Was passiert dann im Hintergrund?

• kursflow erstellt automatisch einen Nutzer mit der Rolle trainer
• Ein Magic-Link wird per E-Mail versendet (kein Passwort-Chaos)
• Die Trainer:in kann sich direkt einloggen und ihren Bereich nutzen

Wichtig: Dein Plan hat ein Limit für die maximale Anzahl Trainer:innen (abhängig von deinem Abo). Wenn du dieses Limit erreichst, bekommst du einen Hinweis und kannst unter Einstellungen → Plan upgraden.

Schritt 2: Trainer:innen Kursen zuordnen

Öffne einen Kurs (Event) und weise die Trainer:in über Trainer zuweisen zu. Du kannst mehrere Trainer:innen einem Kurs geben (z. B. Haupttrainer + Assistent).

Wenn sich später etwas ändert, entfernst du die Zuordnung einfach aus der Liste. Das funktioniert nur, wenn es keine zukünftigen Termine mehr für diesen Kurs gibt – das verhindert Planungschaos.

Schritt 3: Stundenplan und Kalender

Deine Trainer:innen sehen unter Mein Bereich sofort ihren persönlichen Stundenplan: welche Kurse, welche Termine, wie viele Stunden pro Woche.

Außerdem können sie ihren Kalender als ICS-Datei exportieren und in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender abonnieren – so verpassen sie keinen Termin.

Du selbst siehst alle Trainer:innen auf einen Blick im Trainer-Kalender und kannst wochenweise vor- und zurückblättern.

Schritt 4: Honorare definieren

Jede Trainer:in kann unterschiedliche Stundensätze je Kurstyp haben. Das legst du in den Honorartabellen fest:

• Kurstyp auswählen (z. B. "Yoga Anfänger", "Automatik-Fahrstunde")
• Stundensatz eintragen
• Freigeben – erst dann gilt die Tabelle

Ohne Freigabe ist die Tabelle inaktiv. Das schützt vor Versehentlich-Speichern falsch eingetragener Sätze.

Schritt 5: Abrechnung und Rechnungen

Am Ende des Monats (oder wann du es brauchst):

1. Du erzeugst die Abrechnung für einen Kurs oder einen Trainer:in basierend auf den freigegebenen Honorartabellen.
2. Deine Trainer:innen können gleichzeitig eigene Rechnungen erstellen und einreichen (z. B. wenn sie selbstständig sind und das selbst machen möchten).
3. Du prüfst und genehigst die eingereichten Rechnungen.
4. Die Daten kannst du exportieren und an deine Buchhaltung / Steuerberater:in weitergeben.

Wichtig: kursflow übernimmt hier die Stundenerfassung und Honorarberechnung, aber keinen DATEV- oder FIBU-Export – das läuft über spezialisierte Buchhaltungs-Module.

Was sehen Trainer:innen im Self-Service-Bereich?

Das Trainer-Add-on gibt jeder Trainer:in einen eigenen Portal-Zugang:

• ✅ Ihr Profil pflegen (Bio, Foto, Spezialisierungen)
• ✅ Alle ihre Kurse und Termine sehen
• ✅ Kalender exportieren (ICS)
• ✅ Rechnungen einreichen
• ❌ Admin-Funktionen (Trainer-Limits, Honorartabellen freigeben)

Gleichzeitig haben wir öffentliche Trainer-Profile: Wenn eine Trainer:in das aktiviert (visible=1), sehen potenzielle Kursteilnehmer:innen nur nicht-sensible Infos wie Name, Stadt, Bio und Spezialisierungen. IBAN, Steuernummer und Stundensatz bleiben immer privat – das ist kein Sicherheitsrisiko.

Häufige Fallstricke und wie du sie vermeidest

Fehler: Trainer:in einladen, aber die E-Mail ist falsch oder leer. Lösung: kursflow prüft das automatisch und zeigt einen Validierungsfehler. Korrekte E-Mail eintragen, fertig.

Fehler: Honorartabelle eintragen, aber nicht freigeben. Lösung: Ohne Freigeben ist die Tabelle inaktiv. Die Abrechnung rechnet dann mit alten oder keinen Sätzen. Immer den grünen Freigeben-Button klicken, bevor du abrechnest.

Fehler: Trainer:in soll inaktiv werden, aber hat noch zukünftige Kurse zugewiesen. Lösung: Das geht nicht – kursflow blockiert das absichtlich. Entferne erst alle Zuordnungen oder warte, bis die Kurse stattgefunden haben.

Fehler: Rollen-Durcheinander (Trainer:in als Admin einladen). Lösung: Trainer:innen sollten immer die Rolle trainer haben, nicht admin. Das verhindert, dass sie versehentlich andere Trainer:innen löschen oder Preise ändern.

Was das Add-on nicht macht

kursflow verwaltet Trainings- und Stundenzeiten, aber keine Lohnbuchhaltung. Das heißt:

• ✅ Stunden erfassen, Honorare berechnen, Rechnungen generieren
• ❌ Lohnsteuer, SV-Beiträge, DATEV-Export

Für Lohnbuchhaltung brauchst du weiterhin deine Buchhaltungs-Software oder einen Steuerberater.

Das Wichtigste nochmal zusammengefasst

| Punkt | Details | |-------|---------| | Kosten | 19 € / Monat | | Nutzer-Limit | Je nach Plan (z. B. 5–50 Trainer:innen) | | Einladung | Per Magic-Link, E-Mail notwendig | | Honorare | Pro Trainer:in, pro Kurstyp definierbar | | Self-Service | Profil, Kalender-Export, Rechnungen einreichen | | Öffentliche Profile | Nur nicht-sensible Daten sichtbar | | Abrechnung | Monatlich oder ad-hoc, kein FIBU-Export |

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